Oudeweg 115
2031 CC Haarlem
Voorbeeld betalingsherinnering
Een betalingsherinnering is de eerste stap wanneer een factuur niet op tijd is betaald. Het is een vriendelijk en professioneel signaal aan je klant dat er nog een openstaand bedrag is. Hiermee geef je de klant de kans om alsnog binnen redelijke termijn te betalen, zonder direct te vervallen in formele maatregelen.
Gebruik onderstaand voorbeeld om op een nette manier aan te geven dat betaling wordt verwacht, en om duidelijkheid te geven over het verschuldigde bedrag en de uiterste betaaldatum.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering verstuur je zodra de betalingstermijn van een factuur is verstreken. Het is gebruikelijk om deze binnen enkele dagen tot een week na de vervaldatum te verzenden. In deze fase ga je er nog van uit dat de klant de betaling mogelijk vergeten is, en geef je de gelegenheid om zonder gevolgen alsnog te betalen.
Een duidelijke herinnering toont aan dat je grip hebt op je administratie en professioneel met je debiteuren omgaat.
Waarom een correcte betalingsherinnering belangrijk is
Een goed geformuleerde betalingsherinnering voorkomt misverstanden en vergroot de kans op tijdige betaling. Door vriendelijk maar duidelijk te zijn over het openstaande bedrag en de nieuwe betalingstermijn, zorg je voor een zakelijke maar respectvolle communicatie. Zo behoud je de klantrelatie, terwijl je wél duidelijk bent over je verwachtingen.
Een nette herinnering voorkomt bovendien dat je later in het traject wordt verweten te weinig initiatief te hebben genomen.
Hulp nodig met opvolging?
Wordt er na de betalingsherinnering nog steeds niet betaald? Dan is het verstandig om de volgende stap te zetten, zoals het versturen van een aanmaning of het inschakelen van een incassobureau. Boeder Incasso staat klaar om je hierin professioneel te ondersteunen – zodat jij je kunt focussen op je onderneming.
Neem gerust contact met ons op of dien direct een vordering in. Wij regelen het voor je.