Privacybeleid voor debiteuren

Inleiding

Bij onze incassowerkzaamheden gebruiken we persoonlijke gegevens over u. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, gebruiken en bewaren en met welk doel.

Boeder Incasso is verantwoordelijk voor het gebruiken van uw gegevens. Daarbij moeten we ons houden aan de wetten en regels die daarvoor gelden.

Onze contactgegevens

• Boeder Incasso
• Postbus 5035
• 2000 CA Haarlem

Van wie we gegevens verzamelen

We verzamelen en gebruiken gegevens van de schuldenaar. Dat bent u of u en uw partner als er een gezamenlijke schuld is. Als u wordt vertegenwoordigd door een ander, bijvoorbeeld een bewindvoerder, schuldhulpverlener of advocaat, dan verzamelen we ook van deze persoon een beperkt aantal (contact)gegevens.

Bij een minderjarige met een schuld, verzamelen en gebruiken ook we de gegevens van de ouder(s) of van de voogd.

Waarom we gegevens verzamelen

U heeft volgens onze opdrachtgever een openstaande schuld. De opdrachtgever heeft ons gevraagd om de schuld te innen. U moet daarvoor iets doen of ergens aan meewerken. We zoeken daarom contact met u en hebben daarvoor uw contactgegevens nodig.

Als we u moeten oproepen om voor de rechter te verschijnen of een officieel stuk aan u moeten sturen, hebben we de wettelijke plicht om gegevens over uw officiële woonplaats op te vragen. Ook hebben we de plicht om te kijken we of er sprake is van een bijzondere schuldsituatie.

Bij het leggen van beslag op uw inkomen of bezittingen moeten we weten welke dat zijn en of er soms al beslag op ligt.

Door ons verzamelde gegevens

Door de opdrachtgever verstrekte gegevens. Het bedrijf, de persoon of de organisatie die nog geld van u krijgt (de opdrachtgever) heeft aan ons opdracht gegeven om u te benaderen. We krijgen van deze schuldeiser uw contactgegevens, informatie over de openstaande factuur en het bedrag waar het om gaat. In de factuur kunnen bijzondere persoonsgegevens staan.

Door u aan ons verstrekte gegevens

Er is informatie die u aan ons geeft in e-mails, brieven, telefoongesprekken, gesprekken aan de deur of aan onze balie. Deze gegevens gebruiken we als het van belang is bij het incasseren van uw schuld.

Bijzondere gegevens

We vragen nooit om bijzondere persoonsgegevens zoals gegevens over uw afkomst, geloof of gezondheid. Het kan zijn dat u ons bijzondere persoonsgegevens geeft zonder dat we daarom vragen en dat het niet van belang is bij het incasseren van uw schuld. Die slaan we dan niet op en gebruiken we niet.

Uw overzicht van inkomsten- en uitgaven

Als we een betalingsregeling met u afspreken sturen we u een formulier om uw inkomsten en uitgaven aan ons door te geven. De gegevens die u op dit formulier zet gebruiken we om te bepalen ,in overeenstemming van ons opdrachtgever, wat het wekelijkse of maandelijkse bedrag is dat u aan ons moet betalen om de schuld af te lossen.

De gegevens op het inkomsten- en uitgavenformulier en alle door u aan ons verstuurde bijlagen gebruiken we ook om voor u de ‘Beslagvrije Voet’ aan te passen.

Opnemen van telefoongesprekken

Als we met u bellen kunnen we het telefoongesprek opnemen. We kunnen de telefoongesprekken terugluisteren. Dat doen we om onze medewerkers te trainen. De opgenomen telefoongesprekken worden na 30 dagen gewist.

Gegevens die we zelf verzamelen

Boeder Incasso mag speciale gegevensbronnen gebruiken. Dat mag als hij bezig is met het voorbereiden van een rechtszaak of als hij een vonnis (of een andere titel) tegen u heeft.

Gegevens bij het voorbereiden van een rechtszaak

De gerechtsdeurwaarder controleert uw adresgegevens in de ‘basisregistratie personen’ en is verplicht uw burgerservicenummer op te vragen. Ook kijkt de gerechtsdeurwaarder in het digitaal beslagregister. Daarin staat onder andere informatie als er beslag ligt op uw salaris of huis. De gerechtsdeurwaarder ziet wie (welke gerechtsdeurwaarder) er beslag heeft gelegd, het type beslag en het bedrag waarvoor het beslag is gelegd.

Gegevens als er een vonnis aanwezig is

De gerechtsdeurwaarder controleert uw adresgegevens in de ‘basisregistratie personen’.

De gerechtsdeurwaarder haalt uw burgerservicenummer op en vraagt een overzicht op van uw werkgevers van de laatste jaren. Ook ziet hij als u eventueel een uitkering (van het UWV) ontvangt. Aan uw werkgever vragen we onder andere om gegevens over uw salaris.

Aan de belastingdienst vragen we om gegevens over toeslagen die u van de belastingdienst ontvangt.

De gerechtsdeurwaarder kan ook het ‘basisregister voertuigen’ inzien en kijken of er een voertuig is waar beslag op kan worden gelegd. Hij krijgt uit het basisregister het kenteken en gegevens over merk, type en kleur van het voertuig.

De gerechtsdeurwaarder raadpleegt in zijn werk ook de Verwijsindex Schuldhulpverlening om te kijken of u bij een schuldhulpverleningsinstantie staat ingeschreven.

Gegevens uit een huisbezoek

Als onderdeel van ons werk bezoeken we ook uw adres, bijvoorbeeld om een officieel stuk (bijvoorbeeld een dagvaarding) achter te laten. De gerechtsdeurwaarder maakt een notitie over het bezoek.

Openbare bronnen

We raadplegen voor ons werk ook openbare bronnen, zoals het centraal insolventieregister, het curatele- en bewindregister en het huwelijksgoederenregister.

Cameratoezicht

We hebben voor uw en onze veiligheid cameratoezicht bij de balie in ons kantoor te Haarlem. Deze beelden worden na 48 uur gewist.

Waarom we uw gegevens mogen verzamelen en gebruiken

Boeder Incasso werkt bij het incasseren van een openstaande schuld altijd in opdracht van een ander (de opdrachtgever). De opdrachtgever heeft u een product of een dienst geleverd en probeert nu de betaling van u te krijgen. We mogen gegevens van u verzamelen en gebruiken omdat u nog moet voldoen aan de overeenkomst met de opdrachtgever.

Bij het voorbereiden van een rechtszaak en bij ons ambtelijk werk zijn we vanuit de wet verplicht en gerechtigd om uw adres te controleren in de basisregistratie personen.

Boeder Incasso mag bij het uitblijven van uw betaling kijken of hij beslag kan leggen op uw inkomen of bezittingen. Daarvoor raadpleegt hij verschillende registers en gebruikt deze gegevens. Boeder Incasso kan officiële stukken aan uitreiken en beslagen leggen. Ook hierbij gebruiken we persoonsgegevens. Dit gebruik valt onder het uitoefenen van openbaar gezag. Dat is een taak die de overheid aan Boeder Incasso heeft toegewezen.

Met wie we gegevens delen

Wat we delen met onze opdrachtgever

We hebben in ons werk veel contact met de opdrachtgever. We geven de schuldeiser informatie over betalingen die u aan ons heeft gedaan, over betalingsregelingen die we met u afspreken en als u bijvoorbeeld bezwaar maakt tegen de schuld. Ook geven we de opdrachtgever informatie over een contactmoment met u, bijvoorbeeld de datum en het soort van een aan u verstuurde brief of van een telefoongesprek.

Doorgeven van gegevens aan een andere gerechtsdeurwaarder

We delen soms uw gegevens met andere gerechtsdeurwaarderskantoren in Nederland. Bijvoorbeeld als u in een gebied woont waar we niet regelmatig werken en we toch met u in contact willen komen. De gegevens die we delen zijn adresgegevens, gegevens van een oproeping of dagvaarding of gegevens van een vonnis of beslag. De collega gerechtsdeurwaarder valt onder dezelfde wetten en regels. En de collega is volledig verantwoordelijk voor het verwerken van uw gegevens. Bij vragen over uw gegevens kunt u dan bij ons terecht of bij onze collega.

Digitaal beslagregister

Als we als gerechtsdeurwaarder een beslag leggen, moeten we in het digitaal beslagregister onder andere vastleggen ten laste van wie het beslag wordt gelegd, het type beslag en het bedrag. Het digitaal beslagregister valt onder de verantwoordelijkheid van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (de KBvG).

Verhuisbedrijf en slotenmaker

Bij een ontruiming schakelen we een slotenmaker en een verhuisbedrijf in. We geven aan de slotenmaker en het verhuisbedrijf alleen de datum van de ontruiming door en het huisadres.

Delen van uw gegevens buiten Nederland

Als er sprake is van een buitenlandse opdrachtgever, dan delen we informatie met deze opdrachtgever. Als u zich in een ander land bevindt, dan schakelen we een partij in dat land in om namens ons de schuld te innen. Met die partij delen we dan de gegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren.

Alle Europese landen, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland (de Europese Economische Ruimte) vallen onder dezelfde wetgeving als het gaat om bescherming van persoonsgegevens.

Hoe we uw gegevens beschermen

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen. Daarbij letten we er vooral op dat uw gegevens niet bij anderen terechtkomen en dat niemand zomaar toegang heeft tot onze systemen en uw gegevens. We laten onze veiligheidsmaatregelen regelmatig controleren.

Hoe lang we uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. In veel gevallen hebben we een wettelijke plicht om gegevens te bewaren. In het algemeen is deze wettelijke plicht 10 jaar.

Welke rechten u heeft

De persoonsgegevens zijn gegevens over u. We vinden het normaal dat u precies mag weten welke gegevens we van u hebben (inzagerecht). Als er fouten staan in de gegevens mag u ons vragen om ze te verbeteren (recht op correctie). Ook mag u vragen om niet langer gegevens van u te gebruiken (bezwaar tegen verwerking) of zelfs om gegevens over u te verwijderen (recht op wissen van gegevens). Deze verzoeken over uw gegevens kunt u doen via onze website of u kunt contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming.

Inzagerecht

U mag ons vragen welke gegevens van u we precies hebben. Deze vraag kunt u stellen via onze website of per email aan de functionaris gegevensbescherming. We sturen u dan binnen 4 weken een overzicht toe van alle persoonsgegevens die we van u hebben.

Recht op correctie

Het is belangrijk dat uw gegevens kloppen. U mag ons vragen om uw persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen. Dat kan als deze gegevens fouten bevatten of niet volledig zijn. Na een eigen controle voeren we deze wijzigingen direct door. Een correctie kunt u doorgeven via het formulier op onze website.

Neem contact op met onze functionaris gegevensbescherming als u gegevens wilt laten wijzigen

Bezwaar tegen het gebruiken van uw gegevens

U kunt ons vragen om uw gegevens niet langer te gebruiken. We zullen dit verzoek altijd zorgvuldig bekijken maar hebben vaak toch de bevoegdheid om uw gegevens te blijven gebruiken. We gebruiken uw gegevens om een betaling van u te verkrijgen.

Neem contact op met onze functionaris gegevensbescherming als u bezwaar wilt maken tegen het gebruik van uw gegevens

Recht op wissen van gegevens

U mag ons vragen om uw gegevens te wissen. In de meeste situaties hebben we een wettelijke verplichting om gegevens gedurende een aantal jaren te bewaren. In dat geval kunnen we die gegevens niet verwijderen. We zullen uw verzoek altijd zorgvuldig bekijken en u laten weten of we gegevens van u kunnen verwijderen. Als dat niet kan, geven we daar de reden van op.

Neem contact op met onze functionaris gegevensbescherming als u een verzoek wilt doen om uw gegevens te wissen

Waar u met vragen terecht kunt

De functionaris gegevensbescherming is degene op ons kantoor die erop let dat we goed met uw gegevens omgaan en deze goed beschermen. Bij vragen kunt u bij hem/haar terecht.

Contactgegevens functionaris gegevensbescherming

• Contactgegevens functionaris gegevensbescherming
• Naam : Anuschka Spaan
• Organisatie : Boeder Incasso
• Adres : Oudeweg 115, 2031CC Haarlem
• Telefoon : 023 517 76 66
• E-mail: info@infoboederincasso.nl

Hoe u een klacht kunt indienen

Als wij gegevens van u verzamelen en u ontevreden bent over deze privacyverklaring of de wijze waarop we met uw gegevens omgaan kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens

• Bezoekadres: Bezuidenhoutseweg (alleen volgens afspraak) 30, 2594 AV Den Haag
• Postadres : Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
• Telefoon : 0900 200 12 01 (gebruikelijke telefoonkosten)
• Openingstijden : op werkdagen van 09.00 tot 1200 uur en van 14.00 tot 17.00 uur

Aanpassing van deze privacyverklaring

We zorgen ervoor dat deze privacyverklaring actueel is. We passen deze verklaring aan als we nieuwe of andere gegevens verzamelen, aan nieuwe partijen verstrekken of er sprake is van wijzigingen in bewaartermijnen of beveiligingsmaatregelen

Wetten en regels

• Algemene Verordening Gegevensbescherming
• Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming
• Gerechtsdeurwaarderswet
• Administratieverordening Gerechtsdeurwaarders
• Verordening KBvG Normen voor Kwaliteit
• Verordening Digitaal Beslagregister voor gerechtsdeurwaarders
• VISH convenant
• Wet algemene bepalingen Burgerservicenummer
• Wet Basisregistratie Personen
• Wet vereenvoudiging beslagvrije voet
• Richtsnoeren AP Beveiliging van persoonsgegevens
• Beleidsregels AP Identificatie en verificatie van persoonsgegevens
• Beleidsregels AP Beveiliging van persoonsgegevens
• Beleidsregels AP Beleidsregels meldplicht datalekken
• Beleidsregels AP Cameratoezicht

Grondslagen

De AVG kent 6 grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens:

1. Toestemming van de betrokken persoon.
2. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
3. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.
4. De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen.
5. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag.
6. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.

Boeder Incasso in Nederland is een bestuursorgaan. In het minnelijk traject zijn de verwerkingen van Boeder Incasso gebaseerd op grondslag b. Bij de ambtelijke werkzaamheden gelden grondslagen e. en b. en c.

AVG-rollen met betrekking tot de Wet vBVV per 1-1-2021.

De KBvG is verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de verwerkingen in de rekenmodule. Zij heeft de SNG ingeschakeld als verwerker.

Boeder Incasso  is verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van:

• het doen van het verzoek tot berekenen van de beslagvrije voet
• verwerken van de gegevens uit de rekenmodule & aanvullende gegevens in het dossier
• het vaststellen van de beslagvrije voet
• communicatie over de beslagvrije voet aan de schuldenaar (via de modelmededeling)
• communicatie over de beslagvrije voet aan de derde beslagene

Waarom we gegevens verzamelen

Bij het leggen van beslag op uw inkomen is de Boeder Incasso  verplicht te controleren of er al beslag op ligt en moet hij de beslagvrije voet vaststellen.

Door u aan ons verstrekte gegevens

Als u correcties heeft op een door ons vastgestelde beslagvrije voet kunt u deze aan ons doorgeven. Hiervoor zult u dan aanvullende informatie aanleveren, die we gebruiken om de beslagvrije voet opnieuw te berekenen.

Gegevens die we zelf verzamelen

Boeder Incasso Boeder Incasso gebruikt een verplichte rekenmodule om de beslagvrije voet te berekenen. De rekenmodule gebruikt uw burgerservicenummer en haalt uw inkomensgegevens op bij het UWV. We verwerken dan onder andere uw adresgegevens, leefsituatie (bijvoorbeeld gehuwd), inkomensgegevens en de vastgestelde beslagvrije voet.

Met wie we gegevens delen

Als een andere beslaglegger (bijvoorbeeld de belastingdienst of UWV) beslag legt, kan deze bij ons uw beslagvrije voet opvragen.

Bijzondere persoonsgegevens

Extra gevoelige gegevens over u zijn bestempeld als bijzondere persoonsgegevens. Het gaat dan om uw ras, godsdienst, seksuele leven, politieke opvatting, gezondheid, lidmaatschap van een vakbond, strafrechtelijk gedrag, genetische gegevens en biometrische gegevens (zoals vingerafdruk maar in sommige gevallen ook fotomateriaal).

Wanneer we wel bijzondere persoonsgegevens gebruiken

Er zijn in hoofdlijn drie situaties waarbij we bijzondere persoonsgegevens gebruiken.

1. Boeder Incasso is gehouden aan verordeningen en beroeps- en gedragsregels waarbij er op hem de verplichting rust om als onafhankelijke partij tussen schuldeiser en schuldenaar belangen af te wegen en onnodige kosten te vermijden. Bij onze werkzaamheden houden we vanuit die verplichting rekening met bijzondere omstandigheden van de schuldenaar. Een voorbeeld is het tijdelijk opschorten van een regeling bij bijzondere medische situaties. In dat geval moeten we die situatie wel afdoende beschrijven en opnemen in het dossier.
2. Vorderingen van zorgverleners bevatten – hoe summier dan ook – informatie over een behandeling. Bij onze incasso- en ambtelijke werkzaamheden moeten we deze informatie verwerken.
3. Bij het voeren van een gerechtelijke procedure moeten we ingaan op de aard van de schuld en eventueel door u gevoerd verweer. Deze onderdelen kunnen bijzondere gegevens bevatten, bijvoorbeeld gegevens over gezondheid. 

Beveiligingsmaatregelen

Boeder Incasso heeft een informatie beveiligingsbeleid en is in het bezit van ISAE 3402 certificaat. Hierin staat uitgebreid hoe wij omgaan met het informatiebeveiligingsbeleid en hoe wij deze waarborgen. Het informatiebeveiligingsbeleid binnen Boeder Incasso heeft betrekking op alle medewerkers, gasten, bezoekers en externe relaties ( inhuur/outsourcing), alsmede op alle organisatieonderdelen. Tevens vallen onder het informatiebeveiligingsbeleid alle apparaten van waaraf geautoriseerde toegang tot het netwerk verkregen kan worden. Bij het informatiebeveiligingsbeleid ligt de nadruk op die toepassingen die vallen onder de verantwoordelijkheid van Boeder Incasso. Publieke delen zoals internet-en telefonie netwerken vallen er buiten. Er wordt wel rekening gehouden met de risico’s die ontstaan door gebruik van deze middelen.

Clean desk policy

De vertrouwelijke omgang met gegevens houdt onder andere in dat elke werkplek zodanig is ingericht dat onbevoegden niet de beschikking kunnen krijgen over deze informatie. Vertrouwelijke gegevens mogen niet onbeheerst op het bureau achterblijven.

USB Sticks, Geheugendragers, Telefoons en Tablets

USB Sticks of andere geheugendragers, telefoons en tablets maken geen deel uit van de werkprocessen bij Boeder Incasso. Het per email versturen van bestanden voor opslag of bewerking op een andere locatie is niet toegestaan. De uitzonderingen daarop zijn: het maken van foto’s door gerechtsdeurwaarders en het toesturen van dossier informatie op verzoek van klanten, schuldenaren (en hun gemachtigden) en het toesturen van portefeuille informatie op verzoek van klanten.

Vanaf thuiswerkplekken wordt een beveiligde verbinding opgezet naar de servers van Boeder Incasso. Het resultaat is een terminalserver sessie gelijk is waarbij alleen beeldscherminformatie wordt uitgewisseld en de data niet op de thuiswerkplek kan worden bewaard.

Afvoer en vernietiging van gegevensdragers

Papieren informatiedragers worden vernietigd door een gecertificeerde verwerker.

Internet en email

Aan elke arbeidsovereenkomst is het reglement voor het gebruik van computerapparatuur gekoppeld. Dat reglement ziet toe op onder andere het uitsluitend voor zakelijke doeleinden gebruik van internet en email. Het reglement wordt gelijk met de arbeidsovereenkomst ondertekend door Boeder Incasso en de medewerker.

Beheer van user-id’s en wachtwoorden

Medewerkers ontvangen één gebruikersnaam met één wachtwoord (voor alle applicaties) en e-mailadres. Behalve de directie is geen enkele gebruiker voorzien van een autorisatie waarmee bevoegdheden of toegang tot servers en bestands locaties kan worden veranderd. Met onze ICT partners is er een overeenkomst met geheimhoudingsverklaring gesloten zomede een verwerkersovereenkomst.

Gebruikers worden automatisch gedwongen elk half jaar hun wachtwoord te wijzigen.

Meldingsplicht beveiligingsincidenten en datalek

Medewerkers van Boeder Incasso zijn verplicht gebeurtenissen of constateringen zo snel mogelijk te melden bij de teamleider of de directie. De nadruk ligt natuurlijk bij het belang dat iedereen in de organisatie heeft bij een snelle reactie.

Burgerservicenummer

Het burgerservicenummer (BSN) is uw eigen persoonsnummer voor contact met de overheid. Bijvoorbeeld voor zorg of belastingen. U krijgt een BSN toegekend als u zich inschrijft in de Basisregistratie Personen (BRP). Uw BSN staat op uw paspoort, rijbewijs en identiteitskaart. Het nummer bestaat uit 9 cijfers.

Digitaal beslagregister

Het Digitaal beslagregister voor gerechtsdeurwaarders (DBR) is het digitaal systeem voor de inschrijving van de door het bestuur van de KBvG bij Reglement aangewezen beslagen die zijn gelegd door een gerechtsdeurwaarder in het kader van de uitoefening van zijn wettelijke taak als openbaar ambtenaar. Het DBR heeft ten doel: 1. te voorkomen dat de schuldeiser, in onwetendheid omtrent de beslagpositie van de schuldenaar, proces- en/of executiekosten maakt, althans die kosten zoveel mogelijk te beperken; 2. te bevorderen dat de beslagvrije voet van de schuldenaar op de juiste wijze wordt vastgesteld en toegepast.

Curatele- en bewindregister

In het centraal curatele- en bewindregister (CCBR) zijn mensen geregistreerd die onder curatele of bewind geplaatst zijn. Voor meer informatie zie https://www.rechtspraak.nl/Registers.

Centraal insolventieregister

Het Centraal Insolventieregister op Rechtspraak.nl bevat de gegevens van faillissementen, surseances van betaling en schuldsaneringen natuurlijke personen die in de lokale registers bij de verschillende rechtbanken worden bijgehouden. Alle insolventiegegevens gepubliceerd ná 1 januari 2005 zijn raadpleegbaar tot zes maanden na beëindiging van de insolventie. Voor meer informatie zie https://www.rechtspraak.nl/Registers.

Huwelijksgoederenregister

Het huwelijksgoederenregister bevat de registraties die volgens het Besluit Huwelijksgoederenregister 1969 worden ingeschreven, waaronder bijvoorbeeld huwelijkse voorwaarden en partnerschapsvoorwaarden die op verzoek van de partners zijn ingeschreven. Iedereen kan het register kosteloos inzien. Voor meer informatie zie https://www.rechtspraak.nl/Registers.

Verwijsindex schuldhulpverlening

Door middel van de samenwerking tussen de schuldhulpverlening en de gerechtsdeurwaarders binnen VISH, kunnen gerechtsdeurwaarders vaststellen of een debiteur geregistreerd staat bij een schuldhulpverleningsinstantie. Dat signaal is dan aanleiding voor de gerechtsdeurwaarder om schuldeiser te adviseren pas op de plaats te maken en om zijn vordering aan te leveren bij die schuldhulpverlener.

Lijst met persoonsgegevens die we verwerken